Modèles gratuits
11 modèles d'emails pour gérer tes clients
Répondre à une demande, envoyer un devis, relancer, demander des arrhes, confirmer un rendez-vous, gérer un report ou une absence : les mêmes emails reviennent toutes les semaines. Autant les écrire une bonne fois.
Ils sont écrits pour des tatoueurs indépendants, courts et sans jargon, au tutoiement. Copie-les, remplis les passages entre crochets — adresse, montants, délais, moyens de paiement — et envoie. Aucun compte nécessaire.
Premier contact
Les emails du début : la demande qui arrive, le devis, la relance, et le projet qu'on décline.
Réponse à une première demande
Accuse réception et demande d'un coup les infos qui manquent pour chiffrer.
Objet Ta demande de tatouage
Salut [prénom], Merci pour ta demande, elle est bien arrivée. Pour te répondre précisément, il me manque quelques éléments : - l'emplacement sur le corps et la taille approximative en cm - une ou deux images de référence, ou une description de ce que tu as en tête - noir et gris, ou couleur - tes disponibilités générales (semaine, week-end, plutôt matin ou après-midi) Réponds à cet email avec ça et je reviens vers toi avec un prix et des créneaux. À bientôt, [ton nom]
Devis et proposition de créneaux
Le prix, la durée estimée et les dates possibles dans un seul email.
Objet Ton projet [projet] : prix et créneaux
Salut [prénom], J'ai regardé ton projet, voilà ce que je te propose : Projet : [projet] Prix : [prix] € Durée estimée : [X h] sur [X] séance(s) Si ça te va, dis-moi lequel de ces créneaux t'arrange : - [date 1] - [date 2] - [date 3] Je bloque la date à réception des arrhes, je t'enverrai les détails juste après. Si tu veux ajuster quelque chose — taille, emplacement, budget — c'est le bon moment pour le dire. [ton nom]
Relance après un devis sans réponse
Relance courte et sans pression, pour savoir si le projet tient toujours.
Objet Petite relance pour ton projet [projet]
Salut [prénom], Je reviens vers toi au sujet du devis que je t'ai envoyé pour [projet] : je préfère vérifier qu'il ne s'est pas perdu dans tes emails. Si le projet est toujours d'actualité, réponds-moi simplement « oui » et je te renvoie mes créneaux disponibles. Si tu as changé d'avis ou si tu préfères attendre, aucun souci — dis-le moi juste pour que je libère la place. [ton nom]
Décliner un projet
Dire non proprement, sans laisser le client sans solution.
Objet Ta demande de tatouage
Salut [prénom], Merci d'avoir pensé à moi pour ce projet. Je vais passer mon tour sur celui-là : ce n'est pas ce que je travaille le mieux, et tu mérites quelqu'un qui te le fera vraiment bien. Je te conseille de regarder du côté de [nom d'un confrère / d'un style], tu y trouveras un meilleur résultat que chez moi. Si un jour tu as un projet plus proche de ce que je fais ([tes styles]), reviens vers moi avec plaisir. Bonne recherche, [ton nom]
Réservation
Bloquer une date, la confirmer, et rappeler le rendez-vous avant qu'il n'arrive.
Demande d’arrhes pour bloquer la date
Le montant, ce qu'il couvre, et comment l'envoyer.
Objet Arrhes pour bloquer le [date]
Salut [prénom], Pour bloquer le [date] à [heure], il me faut des arrhes de [montant des arrhes] €. Elles sont déduites du prix total de ton tatouage. Tant que je ne les ai pas reçues, la date reste ouverte aux autres demandes. Tu peux me les envoyer par [virement / PayPal / autre] : [tes coordonnées de paiement]. Dès réception, je te confirme le rendez-vous par email. [ton nom]
Confirmation de rendez-vous
Date, adresse, durée, solde à régler : tout ce que le client doit retrouver.
Objet C’est confirmé : [date] à [heure]
Salut [prénom], C'est bon, ton rendez-vous est confirmé : Projet : [projet] Date : [date] à [heure] Adresse : [adresse du studio] Durée prévue : [X h] Reste à régler sur place : [montant] € en [moyens de paiement acceptés] Si tu dois déplacer le rendez-vous, préviens-moi au moins [48 h] à l'avance. Une question d'ici là ? Réponds simplement à cet email. À bientôt, [ton nom]
Rappel la veille du rendez-vous
Trois lignes pour éviter l'oubli et laisser une dernière chance de prévenir.
Objet Rappel : on se voit [date] à [heure]
Salut [prénom], Petit rappel pour notre rendez-vous [date] à [heure], à [adresse du studio]. Pense à prévoir [montant] € pour le solde, en [moyens de paiement acceptés]. Si quelque chose a changé de ton côté, dis-le moi aujourd'hui plutôt que demain matin. À très vite, [ton nom]
Imprévus
Le client qui décale, et celui qui ne vient pas.
Report du rendez-vous
Le client décale : nouvelles dates et sort des arrhes, en un email.
Objet Nouveau créneau pour ton tatouage
Salut [prénom], Pas de problème pour décaler le rendez-vous du [date]. Voilà ce que j'ai de libre : - [date 1] - [date 2] - [date 3] Dis-moi ce qui t'arrange et je bloque le nouveau créneau. Tes arrhes restent valables pour cette nouvelle date. [ton nom]
Absence non prévenue
Le client ne s'est pas présenté : constat factuel, sans agressivité, et la suite.
Objet Tu n’étais pas là aujourd’hui
Salut [prénom], Je t'attendais aujourd'hui à [heure] et je n'ai pas eu de nouvelles. J'espère qu'il ne t'est rien arrivé de grave. De mon côté, le créneau est resté vide et c'est une journée que je ne peux pas rattraper : comme prévu au moment de la réservation, les arrhes restent acquises. Si tu veux reprogrammer, dis-le moi et je te proposerai de nouvelles dates — il faudra de nouvelles arrhes pour bloquer le créneau. [ton nom]
Après la séance
La suite du projet et l'autorisation de publier les photos.
Programmer la prochaine séance
Pour les projets en plusieurs séances : ce qu'il reste à faire et la suite.
Objet La suite de [projet]
Salut [prénom], Merci pour la séance, c'était un plaisir de travailler sur ce projet. Pour la suite, il reste à faire : [ce qui reste à réaliser]. Quand tu veux enchaîner, écris-moi et je te propose des créneaux. Si tu préfères attendre, aucun souci : tu me dis quand tu es prêt·e. [ton nom]
Autorisation de publier une photo
Demander l'accord avant de poster sur ton book ou ton Instagram.
Objet Je peux publier la photo de ton tatouage ?
Salut [prénom], Je poste mes pièces sur mon book et sur mon Instagram, et je ne publie jamais sans demander. Est-ce que je peux publier les photos de ton tatouage ([projet]) ? Réponds « oui » ou « non », les deux me vont parfaitement. Si c'est oui, dis-moi aussi si tu veux que je te tague ou pas. Et si tu prends une photo qui te plaît de ton côté, n'hésite pas à me l'envoyer. Merci ! [ton nom]
Les mêmes modèles, sans copier-coller
Dans le-tattoo.app, ces 11 modèles s'ajoutent à ton compte en un clic depuis la section Templates. Les champs prénom, projet, prix, arrhes restantes, date et heure de la prochaine séance se remplissent tout seuls depuis la fiche du client : tu choisis le modèle, tu relis, un brouillon pré-rempli s'ouvre dans ta messagerie — l'email part de ton adresse, pas de la nôtre.
Le reste de l'app (projets, rendez-vous, clients, factures) est gratuit et sans carte bancaire. Les templates d'emails font partie du plan Pro.
Gratuit, sans carte bancaire
Questions fréquentes
Comment relancer un client qui ne répond pas après un devis ?
Une relance courte, une seule fois, sans reproche : rappelle le projet, demande si c'est toujours d'actualité, et laisse une porte de sortie explicite (« si tu as changé d'avis, dis-le moi juste »). Ça donne au client la permission de répondre non, et c'est justement ce qui débloque les réponses. Le modèle « Relance après un devis sans réponse » sur cette page tient en quatre lignes.
Faut-il demander des arrhes ou un acompte pour réserver un tatouage ?
Les deux existent et ne veulent pas dire la même chose. Avec des arrhes, le client peut renoncer en les perdant, et toi tu peux renoncer en les remboursant (souvent au double). Avec un acompte, la réservation est un engagement ferme des deux côtés, et l'annulation peut donner lieu à des dommages et intérêts. En pratique, la plupart des tatoueurs demandent des arrhes déduites du prix final. Quel que soit ton choix, écris-le noir sur blanc dans l'email de réservation et dans tes conditions.
Que faire quand un client ne se présente pas au rendez-vous ?
Écris-lui le jour même, factuellement : tu l'attendais, le créneau est resté vide, et voilà ce qu'il advient des arrhes selon la règle annoncée à la réservation. Propose la suite (reprogrammer avec de nouvelles arrhes) plutôt que de couper le lien. Un email posé règle la majorité des cas ; c'est aussi une trace écrite si le client contestait plus tard.
Comment demander l'autorisation de publier la photo d'un tatouage ?
Par écrit, en laissant le refus possible sans justification, et en précisant où tu publies (book, Instagram) et si tu tagues le client. Un tatouage sur une personne identifiable relève de son droit à l'image : son accord doit être libre et vérifiable. Un email « oui » de sa part est exactement la preuve dont tu as besoin — bien plus solide qu'un accord oral en fin de séance.
Ces modèles sont-ils vraiment gratuits ?
Oui, le texte de cette page est libre : copie-le, modifie-le, utilise-le. Dans le-tattoo.app, ces mêmes modèles s'ajoutent à ton compte en un clic et les champs (prénom, projet, date, prix, arrhes restantes) se remplissent automatiquement depuis la fiche du client — cette partie fait partie du plan Pro.
À lire ensuite : la facture de tatoueur en règle · le tableur de compta gratuit · tous les guides
Ces modèles sont des exemples de rédaction, pas un conseil juridique. Les règles que tu y annonces (arrhes, délai d'annulation, absence) t'engagent : si tu as un doute sur leur formulation, fais-les valider.